Datenschutzerklärung

Informationspflichten laut DSGVO

Diese Datenschutzerklärung beschreibt die Verarbeitung von Daten bei der Nutzung des Umfragesystems LimeSurvey der Johannes Kepler Universität Linz. LimeSurvey ist eine freie Umfrage-Software. Mit ihr lassen sich webbasierte Umfragen erstellen, veröffentlichen und durchführen. Die Befragungsergebnisse werden in einer Datenbank erfasst und können von den Umfrageerstellern mit internen Funktionen ausgewertet oder exportiert werden. Mit dieser Datenschutzerklärung kommen die Studentinnen der Johannes Kepler Universität Linz ihrer Informationspflicht gemäß Artikel 13 der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) nach.

I. Kontaktdaten und Geltungsbereich

Im Zuge der Abfassung einer wissenschaftlichen Masterarbeit von Studentinnen an der Johannes Kepler Universität Linz wird eine Online Befragung in Kooperation mit der OÖ Landesverwaltung zum Thema Homeoffice durchgeführt. Diese Datenschutzerklärung gilt rein für diese Online Umfrage.

Die OÖ Landesverwaltung (Landhausplatz 1, 4021 Linz) ist verantwortlich für die personalisierte Mailaussendung für die Online Umfrage.

Die Johannes Kepler Universität Linz (JKU, Altenberger Straße 69, 4040 Linz) stellt den Server für die Aufzeichnung und Speicherung der eingegebenen Antworten auf Fragen der Online Umfrage bereit. Sämtliche Daten werden auf gesicherten Systemen der Johannes Kepler Universität gespeichert und nicht an Dritte weitergegeben.

II. Ablauf und Rollenverteilung

Für die Online Umfrage wurde das freie Umfragesystem LimeSurvey gewählt, da eine Instanz von LimeSurvey von der JKU selbst gehostet wird und dementsprechend die Datensicherheit gewährleistet werden kann. In LimeSurvey legen die Studentinnen eine TeilnehmerInnenliste an, dabei wird für jede/n TeilnehmerIn ein einzigartiger Zufallscode, Token genannt, generiert. Eine zusammenfassende Liste, welche alle Token sowie die dazugehörigen Teilnahmelinks zum Fragebogen enthält, wird anschließend an die OÖ Landesverwaltung übermittelt.

In weiterer Folge ordnet die OÖ Landesverwaltung jedem Token bzw. Teilnahmelink zum Fragebogen eine Mailadresse zu und sendet die Umfrage selbst aus. Die Studentinnen können lediglich registrieren, welche Token im Zuge der Teilnahme an der Umfrage verwendet wurden, wissen aber nicht, wer diese verwendet hat.

Nach dem ersten Durchlauf übermitteln die Studentinnen erneut eine zusammenfassende Liste mit den bisher nicht verwendeten Token an die OÖ Landesverwaltung. Diese Liste bildet die Grundlage für die Erinnerungs-Mails, die wiederum von OÖ Landesverwaltung ausgesendet werden. Daraus kann die OÖ Landesverwaltung schließen, wer den Umfragelink angeklickt hat; aber den Studentinnen der Johannes Kepler Universität Linz bleibt weiterhin unbekannt, wem welcher Token zugeordnet wurde.

III. Datenerhebung Befragung

Im Zuge der Durchführung der Online Umfrage werden keine personenbezogenen Daten erhoben. Die erfassten Antworten der UmfrageteilnehmerInnen werden ausschließlich für wissenschaftliche Zwecke und nur für den Zeitraum der Umsetzung der wissenschaftlichen Arbeit verwendet. Alle Antworten werden anonym erhoben und selbstverständlich streng vertraulich behandelt. Auch der OÖ Landesverwaltung wird kein Zugang zu den Antworten eingeräumt. Nur die gesammelten Ergebnisse, die keinen Rückschluss mehr auf einzelne Antworten zulassen, werden der OÖ Landesverwaltung zur Verfügung gestellt und die daraus abgeleiteten Ergebnisse  in der Masterarbeit publiziert.

IV. Log-Daten 

Über das Befragungsformular hinaus werden außerdem vom Umfragesystem LimeSurvey Log-Daten verarbeitet. Beim Aufruf des Umfragesystems LimeSurvey übermittelt Ihr Browser, wie bei jedem Webseitenaufruf, Daten Ihres abrufenden Geräts an das System. Folgende Informationen werden dabei erfasst und bis zur  Löschung gespeichert: 

  • Anonymisierte (= Gekürzte) IP-Adresse des anfragenden Rechners,
  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
  • Name und URL der abgerufenen Datei,
  • Größe der übertragenen Daten,
  • Angabe, ob der Download erfolgreich war,
  • Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL),
  • verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem des verwendete Rechners

Wenn Sie den Fragebogen von einem privaten Rechner mit fester IP-Adresse aus aufrufen, könnte möglicherweise durch komplexe Analyseverfahren auf Ihre Identität geschlossen werden. Wir gewährleisten Ihnen, dass die JKU keine solchen Verfahren einsetzen wird und zudem Dritten grundsätzlichen keinen Zugriff auf diese Log-Daten gewährt („Pseudonymisierung“ in Sinne von Art. 4 Z. 5 DSGVO).

Alle erhobenen Daten von den UmfrageteilnehmerInnen werden 3 Monate nach Beendigung der Befragung endgültig vom LimeSurvey-Server gelöscht. Die Daten können von den Umfrageautorinnen aus dem System exportiert und lokal weiterverarbeitet werden. Die pseudonyme Langzeitspeicherung der Forschungsdaten entsprechend den Leitlinien der „guten wissenschaftlichen Praxis“ der JKU bleibt vorbehalten.

V. Recht der Betroffenen

Betroffene Person können jederzeit die ihnen durch die DSGVO gewährten Rechte geltend machen, soweit diese für die Verarbeitung zutreffen, insb. das Recht auf Auskunft, ob und welche Daten von ihnen verarbeitet werden (Art. 15 DSGVO).

VI. Kontaktaufnahme

Die UmfrageteilnehmerInnen haben die Möglichkeit sich bei Unklarheiten an mailto:umfrage.homeoffice.landooe@gmail.com zu wenden.

Im Fall einer Kontaktaufnahme über die bereitgestellte E-Mail-Adresse werden die mit Ihrer E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten von uns und dem E-Mail-Provider verarbeitet. Es erfolgt keine Weitergabe an Dritte. Die Daten werden ausschließlich für die Bearbeitung Ihrer Anfrage oder Ihres Anliegens verwendet.

Die im Zuge der E-Mail-Kontaktaufnahme verarbeiteten personenbezogenen Daten werden nach abschließender Klärung des Sachverhaltes gelöscht. Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.